Коммуникации и финансы — в одной системе
Было: 20+ сотрудников и 17 подрядчиков в разных чатах, 8 почтовых ящиков, счета в переписке. Стало: коммуникации и финансы — в Битрикс24. Дальше — план и факт бюджета.
- 17подрядчиков в портале
- 8 ящиковпочты подключены к Битрикс24
- К проектупривязан каждый расход
Как было: 20+ человек, разные чаты и 8 почтовых ящиков
Сотрудники и подрядчики ведут госконтракты, а собственник хочет видеть финансовый результат и план-факт бюджета.
Обсуждения — в мессенджерах
Сотрудники и подрядчики обсуждали проекты в разных мессенджерах.
Документы — отдельно
Документы хранились на сервере, отдельно от обсуждений и задач.
Счета — по почте и в чатах
Счета шли бухгалтеру в почту и чаты, затраты сводили из разных источников.
Первая сторона: коммуникации
Сотрудники, подрядчики и переписка — в Битрикс24 и по одним правилам для всех.
Почта
8 почтовых ящиков подключили к Битрикс24: письмо сразу становится задачей.
Роли и доступ
Оргструктура и права — по ролям: штат, удалённые сотрудники, субподряд.
Подрядчики
17 субподрядчиков работают гостями в коллабах и видят только свою часть.
Коллабы
Общение перенесли из внешних чатов в коллабы по направлениям работы.
Связь
Чаты и видеозвонки — для сотрудников в разных часовых поясах.
Документы
Нужную информацию из документов на сервере перенесли в систему.
Обучение и база знаний
Провели обучение, инструкции собрали в базе знаний портала.
Финансовый контроль
Вторая сторона: правила затрат по проектам
Один расход идёт на контракт, другой делится между проектами, третий — административный.Один расход идёт на контракт, другой делится между проектами, третий — административный. Для каждого случая нужны свои правила.
С руководителем и главбухом разбираем договоры, статьи затрат и ролиС руководителем и главным бухгалтером разбираем договоры, статьи затрат и роли- Правила: что указывает сотрудник, что проверяет бухгалтерияПравила определяют, что указывает сотрудник и что проверяет бухгалтерия
Руководительвидит расход по контрактам и статьям затрат
Вторая сторона: заявка на каждый расход
Счёт больше не уходит бухгалтеру в почту: сумма, документ и проект — в одной заявке.
Проверяет документы по заявке, а не собирает счета из почты и чатов.
Сотрудник подаёт, бухгалтерия проверяет, руководитель решает — оплатить или отклонить.
Счёт и сумма — в одной карточке, расход сразу привязан к проекту и статье затрат.
Как стало: коммуникации и финансы — в одной системе
Обсуждения — в проектах
Переписка, задачи и подрядчики — в проектах Битрикс24, а не в мессенджерах и 8 ящиках.
Счета — через заявку
Счета больше не ходят по почте и чатам: каждый расход проходит через заявку.
Затраты — по проектам
Каждый расход отнесён к контракту, проектам или статье — руководитель видит затраты по каждому.
Системы управления компаниейЗаявки, документы и расходы по проектам в одной системе — руководитель видит, куда уходят деньги.Смотреть направление
Расскажите, где буксует работа. За 30–60 минут назовём первый шаг. ТЗ не нужно.
MAX: coolman · info@coolman.digital
Отвечаем в течение рабочего дня
Обсудим вашу задачу
Расскажите, где буксует работа. За 30–60 минут разберём ситуацию и назовём первый шаг. ТЗ не нужно.
- Telegram
- @coolman_digital_bot
- MAX
- coolman
- Почта
- info@coolman.digital
- Ответ
- в течение рабочего дня
Работали с
Кубанский научный фонд · Фонд развития бизнеса · Югэнергомонтажпроект · МедПроект